Het nieuwe werken: een nieuwe cultuur?
Posted on 4 mei 2011
Vandaag de dag is iedereen bekend met de term, het nieuwe werken.
Altijd en overal vandaan toegang tot uw bedrijfsdata en applicaties hebben, is een geweldig goed, wat moderne en innovatieve organisaties absoluut mogelijk moeten maken voor haar werknemers.
Erger zelfs, als men dat niet doet, loopt een organisatie het risico dat men talent verliest. De werknemer van vandaag eist de mogelijkheid tot flexibel werken gewoon op, anders wil men gewoon niet bij je werken.
Maar het is niet alles goud wat blinkt! Er kleven ook grote nadelen aan deze manier van werken.
Uiteraard gelden de technische beperkingen zoals beveiliging en betrouwbaarheid, dat is duidelijk. Maar waar niet direct aan gedacht wordt, zijn de voorwaarden en gevolgen voor de structuur van de organisatie. Ondanks het feit dat meer dan 50% van de mensen mogelijkheden voor het nieuwe werken eist, worden veel mensen er niet gelukkiger van.
De mens is van oorsprong een groepsdier. We kunnen niet zonder contact. Uiteindelijk communiceren we niet alleen elektronisch met elkaar, maar vormt non-verbale communicatie 85 tot 90% van de onderlinge communicatie tussen medewerkers. Wanneer je elkaar niet meer regelmatig in de ogen kunt kijken, mis je dat. En wat dacht je van zaken als jubilea en verjaardagen. Of het delen van wetenswaardigheden over je kinderen en dergelijke. Deze communicatie draagt bij tot de vorming van een groepsgevoel en stimuleert een geestesgesteldheid die je weer kan brengen tot creativiteit en productie.
Organisatorisch is het heel belangrijk dat er daadwerkelijk geregeld wordt dat er zaken worden gedeeld. Wanneer je niet meer samen op kantoor zit, is het lastig om even bij iemand aan te kloppen om te vragen naar bepaalde informatie. Agenda’s moeten gedeeld, bestanden centraal beschikbaar gesteld en het moet ook duidelijk zijn of je beschikbaar bent voor een vraagje of dat je niet gestoord kunt worden.
En hoe zorg je voor creativiteit? De beste ideeën ontstaan vaak bij het koffiezetapparaat, samen met een ander. Die momenten vallen weg met het nieuwe werken. En dat terwijl creativiteit meestal een grote toegevoegde waarde is van een organisatie.
Dus hoe houd je dat dan vast, die samenhang, die sfeer en dat contact? Dat is een listige vraag. Een goed Intranet helpt hierbij. Niet alleen voor de zakelijke maar ook voor de sociale mededelingen. Hierop publiceer je bijvoorbeeld verjaardagen en jubilea, maar ook beursdagen, gescoorde successen (en failures natuurlijk).
En zorg, als werkgever, voor contact met je mensen! Bel, mail en chat regelmatig met je mensen om toch vooral dat idee vast te houden, dat je deur nog altijd open staat. Sluit je zelf niet op in je ivoren toren, maar communiceer! En, geef zelf het goede voorbeeld: vóórleven is het devies. Als het management open en duidelijk acteert, volgt de rest vanzelf.
Als de nieuwe werkers dan toch op kantoor komen, zorg dan ook voor goede mogelijkheden om op kantoor te zijn. Dus goed geoutilleerde werkplekken met mogelijkheden om contact met andere te hebben. Niet allemaal apart, maar tussen de vaste werkers in. Zorg ervoor dat er regelmatige formele, maar ook informele “terug kom momenten ” zijn. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een maandafsluiting of borrel, maar denk ook aan verplichte trainings-windows en andere groepsbijeenkomsten.
Het lijkt verloren tijd, maar juist op deze momenten wordt het gebrek aan persoonlijk contact ingehaald. Hierdoor ontstaat er een balans tussen werkdruk en sociaal contact.
De allerbelangrijkste taak die je jezelf als werkgever oplegt wanneer je met deze manier van werken in je organisatie begint is ook de moeilijkste: heb vertrouwen in je mensen!
Vergeet niet dat ieder mens zoekt naar succes en beloning. Als ze dat voldoende krijgen functioneren ze meestal het best.
Als je dit gegeven combineert met een hoge graad van persoonlijk contact, zal men geen misbruik gaan maken van de vrijheden die met het nieuwe werken beschikbaar komen maar juist nog beter zijn of haar best doen.
Overigens is niet iedereen geschikt voor deze vorm van werken. Naar gelang de tijd vordert, werken er toch weer een aantal mensen vanuit kantoor. Omdat dat prettiger is. Of omdat men de vastigheid nodig heeft. Men heeft dan echter wel de mogelijkheid om dat flexibel te doen.
Maar als de helft van de bureaus is weggehaald, ontstaat er dus een nieuw probleem: er is geen plaats meer. En niets is zo demotiverend als het gevoel dat je teveel bent, dus dat mag nooit voorkomen.
Als je je aan deze richtlijnen houdt, zul je zien dat het nieuwe werken een toevoeging voor de organisatie zal zijn. En als er dan wat minder vanaf buiten af gewerkt wordt, heb je in ieder geval de sociale optimalisatie binnen je organisatie voor elkaar zodat men graag voor de organisatie actief zal zijn!