Help, de jeugd staat voor de deur, wat nu?
Posted on 5 december 2010
De tijd dat ICT slechts een kostenpost is voor een organisatie is gelukkig voorbij. Tegenwoordig is het duidelijk dat een ICT-platform gebruikers moet helpen bij het komen tot resultaat. Dat dient Anytime, Anyplace Any device te kunnen. Wanneer een medewerker ‘s-avonds nog een stuk wil schrijven, of iets wil nakijken waarover de volgende dag een overleg volgt, moet het mogelijk zijn om dat te doen. Anders is het resultaat van de meeting minder succesvol als dat het zou kunnen zijn.
Daarnaast is het wenselijk om het beheer van een platform te minimaliseren terwijl de beschikbaarheid omhoog gaat. Een ICT-medewerker kan beter bezig zijn met het optimaliseren van systemen op een productieproces dan het slechts in de lucht houden van een platform. Alleen zo is het mogelijk dat een organisatie zich slagvaardig ontwikkelt naar de toekomst.
Daarnaast is de maatschappij ernstig aan het veranderen. De volgende generatie staat aan de poort te rammelen. Deze mensen kennen geen leven zonder computers en smart Phone. Zij zijn geboren toen het internet er al was. Dergelijke mensen werken heel anders dan de manier die wij al jaren kennen. Ze zijn veel meer gericht op creativiteit en gevoel. Zij vinden het helemaal geen probleem om ’s avonds om 22:00u nog aan een stuk te werken en dan vervolgens later op kantoor te komen, het gaat om het resultaat.
Deze mensen hebben hele andere contacten dan de oudere generatie. Generatie X is gewend om te netwerken en maakt oppervlakkig gebruik van mensen en diensten. Om deze mensen optimaal te kunnen inzetten is het nodig dat organisaties zich daarvoor klaar maken. Zo niet, dan gaat deze generatie verder naar de volgende bloem om te zien of er daar wat van hun gading beschikbaar is.
Wat te doen
Wat moeten organisaties doen om hierop in te spelen? Dat zal een hele toer zijn. Dat heeft te maken met een omslag op het gebied van denken, op het werken met verantwoordelijkheden en status. Er zullen klappen gaan vallen en er zullen mensen zijn die dat niet gaan redden. Die hebben we ook gezien toen de pc zijn intrede deed in het bedrijfsleven. De oudere generatie dacht dat de typemachine het zou gaan redden. Deze mensen zijn of afgevallen, of mee gegaan in deze stroom.
Als organisatie is het dus zaak om de bedrijfsprocessen te gaan verdelen in hapklare brokken. Deze brokken, of taken, zijn vervolgens te verdelen over de workforce. Dat moet uiteindelijk zo gebeuren dat dit optimaal wordt verdeeld zo dat de juiste taken bij de juiste mensen terecht gaan komen. Werkoverdracht en dus informatie of kennis overdacht is hierbij van vitaal belang.
Uiteraard is dat een voor sommige moeilijk te bevatten proces. Maar voor de organisatie is deze zeker een hele goede ontwikkeling. Zelfs als generatie X niet zou komen, zou dit een proces zijn wat goed is. De organisatie wordt namelijk veel beter meetbaar het wordt mogelijk om te gaan sturen op prestatie. Groepen worden ontleed tot individuen, ieder met zijn eigen specialiteiten. Fouten worden daarmee zichtbaar en performance geoptimaliseerd.
Wat betekent dit voor ICT?
Allereerst is het noodzakelijk dat alle data centraal beschikbaar komt. Alleen wanneer je met dezelfde data werkt kun je samen werken. Wanneer een ieder zijn eigen versie van de waarheid gaat creëren, kost het juist weer veel energie om daar één geheel van te maken.
Dus de beschikbaarheid moet centraal! Daarnaast dient de data overal vandaan bereikbaar te worden. De moderne kenniswerker werkt niet uitsluitend vanaf zijn bureau maar ook vanuit vergaderruimtes, van huis uit, of van af de klantlokatie. Uiteraard dient dit geheel beheersbaar te zijn en dient het beheer dus eenvoudig te zijn. De beheer last kan beter worden ingezet voor ontwikkeling van bedrijfsprocessen dan aan het in stand houden van bestaande paden. Wanneer bereikbaarheid optimaal is wordt de beveiliging natuurlijk van groot belang. Geen enkele organisatie apprecieert het wanneer ongewensten bij de data komen die bedoeld is voor intern gebruik. De beveiliging moet daarbij niet alleen aan de buitenkant van het netwerk liggen maar ook intern moet beveiliging goed geregeld worden. Ten derde dient communicatie optimaal te functioneren. Het moet heel eenvoudig zijn om contact te maken met alle personen die te maken hebben met een document, project of taak. Hierbij dienen alle communicatiekanalen dicht binnen handbereik te liggen. Bellen, chatten, mailen, afspraken plannen en zogenaamde presence informatie zijn hierbij van belang.
Wanneer iedereen op eigen momenten en ongezien kan werken, is versiebeheer natuurlijk essentieel. Het moet duidelijk zijn waarom iemand een bepaalde wijziging heeft aangebracht en wanneer. Ook moet het eenvoudig zijn om te brainstormen en ideeën om te zetten in bruikbare data.
Essentieel is dus centrale opslag van data. Om deze data moet een laag gecreëerd worden die de beschikbaarheid van deze data en zijn diverse componenten regelt. Buiten deze laag is het mogelijk om kennis bubbels te creëren waarin data gebundeld wordt, gebruikers bij elkaar komen en groepen kunnen ontstaan. Om het geheel verder te kunnen ontsluiten naar de rest van de wereld is een veilige laag nodig die als ware het een schil van een walnoot, de kostbare zachte vrucht beschermd tegen de kwalijke invloed van buitenaf.
techniek
Deze centrale opslag kunnen we verzorgen middels een database server op basis van MS SQL. Dit platform biedt de mogelijkheid om te zoeken in de gehele database en biedt de mogelijkheid om meta data mee te geven aan de data.
De datapresentatie wordt geboden middels Microsoft SharePoint. Deze portal techniek biedt de mogelijkheid om data via web interfaces beschikbaar te stellen en functionaliteit uit verschillende hoeken te combineren in een bruikbare interface.
Beide platformen combineren vervolgens de database beveiliging en de beveiliging van een active directory met de compartimenten die web security biedt.
De verdere functionaliteit wordt geboden door MS Exchange ten behoeve van de mail, calendering, en beschikbaarheidsinformatie en met Microsoft Office Communicator services is de communicatie tussen de diverse gebruikers via diverse wegen te realiseren. Denk hierbij aan korte chats, presence informatie maar ook spraak- en video-conferencing.
Alle data staat centraal en is daarmee ook centraal te beveiligen en te checken op onrechtmatigheden ( viruscontrole bijvoorbeeld)
Stappenplan
Een begin maken met een dergelijk platform is niet zo hoogdrempelig als je zou verwachten. Je hebt tenslotte in de basis maar een paar diensten en services nodig om een en ander aan elkaar te kunnen knopen. Voor het klein-zakelijke gedeelte van de markt biedt Microsoft dit zelf aan in de vorm van Small Business Server.
Wanneer je echter al een netwerk hebt en er dus al een Active Directory en een Echange server aanwezig zijn, ontbreken alleen nog de SQL-services ten behoeve van opslag en beveiligen, SharePoint ten behoeve van de content presentatie en Communicator en NetMeeting ten behoeve van de communicatie.
Maar zelfs die stappen zijn voor een eerste test niet nodig. Ook de gratis SQL Express en Windows SharePoint Services zijn reeds te gebruiken om te proeven aan een dergelijk systeem. Voor de communicatie en presence is heel goed Microsoft live Messenger te gebruiken.
beperkingen
Een dergelijke oplossing brengt uiteraard wel wat beperkingen met zich mee, anders zouden de echte oplossingen natuurlijk geen bestaansrecht hebben.
Zo is van SQL Express, de database grootte beperkt en is het zoeken in de data maar beperkt mogelijk. Verder heb je als beheerder geen enkele controle over wat je gebruikers via Messenger allemaal uitspoken. Ook koppeling aan spraak en video is daarmee natuurlijk niet mogelijk. De gratis versie van Windows SharePoint Services is ook niet geschikt voor het publiek publiceren van een sharepointsite. Hiervoor heb je de betaalde versie nodig.
Maar wanneer je als organisatie echte stappen wilt gaan maken naar de toekomst is het wel een manier om te beginnen.
Human factor
De stap die veel lastiger is maar ook veel belangrijker is, is veel minder tastbaar. De Human Factor is bepalend voor het succes.
Als je in een restaurant gaat eten en het is niet bijzonder, of zelfs gewoon saai of ondermaat, ga je daar niet snel weer dineren.
Zo geldt dat ook bij dit soort nieuw platformen. De content is bepalend voor het succes, en dan vooral hoe die content bij je gebruikers landt. Daarom is het noodzakelijk om daar goed mee om te gaan, vooral in de startfase van een project. Het is noodzakelijk dat de technische inrichting zo is uitgevoerd dat het voor de gebruiker drempelloos is om gebruik te gaan maken van het platform.
Maar veel belangrijker: De content moet stimuleren tot het gebruik van het platform! Hierbij spelen vormgeving en leesbaarheid een rol maar ook de inhoud van de content. Wanneer een platform alleen gebruikt kan worden voor het opzoeken van oude offertes, of productspecificaties, is dat niet zo lokkend als wanneer daar op staat wie er vandaag jarig is, of welk evenement je organisatie op dit moment gaat sponseren of organiseren. En vrijkaarten zijn aan te vragen via het portal!
Ook kun je beoordelingen en targets op een SharePoint gaan publiceren en denk ook eens aan de discussie over welke koffie er nu in de koffieautomaat moet, of wie er nu deze maand bij die ene parkeerplaats, dicht bij de deur mag parkeren. Uiteraard is een personeels handboek of een bedrijfshulpverlenings-plan op deze wijze goed te distribueren en raadplegen.
De kerstborrel, Sinterklaas, vrije dagen en andere algemene informatie is ook informatie waar gebruikers graag naar kijken.
belangrijk
SharePoint biedt de ruimte voor discussie, wiki-pagina’s en Blogs waarmee besproken en kennis gedeeld kan worden. Gebruik die om de “oude garde” te helpen want de jongeren zullen hier heel makkelijk mee omgaan.
Het is hierbij goed om te weten wie er in een organisatie open staan voor iets dergelijks en welke gebruikers hulp nodig hebben. Hiervoor is wel onderzoek nodig onder gebruikers. In dit onderzoek bepalen we vervolgens welke onderwerpen we gaan bieden en welke we absoluut moeten vermijden. Uiteraard gaan we in eerste instantie voor succes. Dat bereiken we door het “low hanging fruit” als eerste te plukken.
Praktijk
Na een eerste conceptuele keuze te hebben gemaakt staat de organisatie vervolgens voor de volgende keuze; gaan wij dit platform zelf bouwen of gaan wij voor een kant-en-klare oplossing uit de Cloud?
Deze laatste bespaart uiteraard veel op het gebied van onderzoek en beheer maar veel belangrijker, het biedt ruimte om het tweede gedeelte van het project, de human-factor, met volle aandacht te verzorgen. Hiermee investeer je in een oplossing die lang mee gaat. Dit traject is, voor zowel lokaal installeren als de stap naar de Cloud, inhoudelijk grotendeels gelijk.
Argumenten
Bij de keuze voor de vorm van het platform zijn wel argumenten aan te voeren. Zo is het uiteraard veilig om deze oplossing in je eigen serverrack te hebben draaien. Je bent dan niet afhankelijk van andere partijen. Aan de andere kant ben je juist sterker afhankelijk van eigen expertise. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het feit dat beheerders alleen kennis van hun eigen systeem opdoen en daardoor per definitie beperkt zijn in hun kunnen. De energie die zij hierbij verbruiken wordt dan ook niet besteed aan echte ontwikkeling en begeleiding van de organisatie naar een hoger niveau.
Ook kan worden beargumenteerd dat wanneer je het platform lokaal hebt draaien, het makkelijker te beveiligen is en beter te koppelen aan bestaande systemen. Ook dit is echter een schijn argument omdat het tegenwoordig relatief eenvoudig is om een koppeling te maken tussen de besloten Cloud en de lokale installatie. Hierbij vindt synchronisatieplaats tussen de Active Directory in de Cloud en de Active Directory die on-premises gebruikt word. Uiteindelijk is dan het samenwerken tussen lokaal en Cloud afhankelijk van beschikbare bandbreedte. In onze internetmaatschappij is bandbreedte echter geen beperking meer.
Blijft over het stuk gevoel. Zoals gezegd wordt de komende generatie hierin niet gehinderd maar vooral de huidige leidinggevende generatie heeft al veel meegemaakt op het gebiedt van ICT en is wel eens geneigd de kat liever eerst uit de boom te willen kijken. Iedereen heeft ervaring met ICT-projecten die zijn mislukt doordat de oplossing nog niet klaar was of nog niet voldoende geschikt gemaakt was voor de organisatie. Ook het kennisniveau in de organisatie was vaak oorzaak van het mislukken van trajecten.
Met de stap naar de Cloud kies je als strategiebepaler echter voor een oplossing die al operationeel is bij vele duizenden andere bedrijven. De kinderziektes zijn er al uit ontwikkeld. En wanneer er toch iets niet lekker functioneert bij een bepaalde klant, kan dat direct voor alle gebruikers tegelijk, wereldwijd opgelost worden. Hierdoor gaat een oplossing als deze voor het eerst met hele grote stappen vooruit!
Regeren is vooruitzien
Of de keuze nu voor on premises of voor cloud uitvalt, de stappen zijn gelijk. Als je als organisatie niet vooruit denkt en je aanpast aan de mensen die je organisatie vormen en gaan vormen heb je nu en in de toekomst vanzelf een probleem.
De jonge medewerker komt er echt aan. Gezien het feit dat de baby-boomer (geboren tussen 1946 en 1964 ) vanaf nu de arbeidsmarkt gaat verlaten en deze mensen vervangen gaan worden door de jongere generaties zal er wat veranderen. Zeker gezien het feit dat de babyboomers getalsmatig in overwicht zijn ten opzichte van de jongere generaties zal de focus veel meer komen te liggen op die nieuwe medewerker. En daar zijn er niet zo veel van. Wanneer je dynamsich in de markt wilt staan zal je dus dergelijke dynamische methodes moeten adopteren om de juiste sfeer te bieden. Anders wordt men of niet tot bloei, of komt men in het geheel niet bij je werken. En dat is een nog veel groter probleem. Regeren is dus vooral vooruitzien!
Maar wees gerust, met cloudoplossingen als SharePoint, Exchange en Communicator is deze ontwikkeling weer in de juiste banen te leiden zodat ook uw organisatie bovenaan blijft staan op de maatschappelijke ladder.